บ่อยครั้งเกินไป การประชุมใช้เวลานานกว่าที่ควรและไม่สามารถรักษาผู้เข้าร่วมประชุมให้มีส่วนร่วมได้ ต่อไปนี้คือวิธีดำเนินการประชุมอย่างถูกวิธีมารยาทในการประชุมเป็นกุญแจสำคัญในการทำธุรกิจที่ดี เนื่องจากการเผชิญหน้ากันช่วยให้สามารถสื่อสารได้อย่างชัดเจนและตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่บ่อยครั้งเกินไปการประชุมใช้เวลานานกว่าที่ควรและไม่สามารถรักษาผู้เข้าร่วมให้มีส่วนร่วมได้
ไม่ว่าคุณจะประชุมกับคู่ค้า ผู้ขาย หรือพนักงาน แสดงความฉลาด
ในห้องประชุมของคุณด้วยการประชุมเหล่านี้
กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมายที่ชัดเจนจะเป็นตัวกำหนดทิศทางของการประชุมและกำหนดทิศทาง เป้าหมายของคุณควรเจาะจงและสามารถวัดผลได้ หากคุณคาดหวังให้ผู้เข้าร่วมระดมความคิด ขอให้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนมาพร้อมกับรายการแนวคิด
ถามตัวเองว่าการประชุมจำเป็นจริงๆ หรือไม่ การประชุมอาจมีราคาแพง ในการคำนวณค่าใช้จ่ายที่แม่นยำ ให้คูณค่าจ้างรายชั่วโมงของแต่ละคนที่มีอยู่ด้วยระยะเวลาการรวบรวม หากบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณผ่านอีเมล การประชุมทางโทรศัพท์ Skype หรือแม้แต่การสนทนาแบบตัวต่อตัวอย่างรวดเร็ว ให้ข้ามการประชุมไปเลย
ที่เกี่ยวข้อง: Tony Robbins ใน 7 ‘Forces’ of Business Mastery
#แทรกที่เกี่ยวข้องที่นี่#
เชิญผู้มีอำนาจตัดสินใจ การประชุมที่มีประสิทธิภาพสูงสุดเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้แน่ใจว่าสามารถตัดสินใจได้ทันที หากไม่มีผู้มีอำนาจตัดสินใจหลัก ขอให้ผู้ใต้บังคับบัญชาเข้าร่วม ตามหลักการแล้ว บุคคลนี้จะสามารถพูดแทนหัวหน้างานได้ และอย่างน้อยที่สุดก็จดบันทึกและรายงานกลับ
ยืนขึ้น. การประชุมตามปกติที่ออกแบบมาเพื่อติดต่อกับพนักงานและหารือเกี่ยวกับรายงานสถานะมักจะเสร็จสิ้นภายใน 15 นาทีหรือน้อยกว่านั้น คุณจะมีแนวโน้มที่จะทำให้การประชุมสั้นลงและตรงประเด็นมากขึ้นหากทุกคนยังยืนอยู่ที่เดิม
กำหนดเวลาอย่างมีกลยุทธ์ ถ้าคุณต้องการให้ผู้เข้าร่วมการประชุมแต่ละคนมีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ หลีกเลี่ยงเช้าวันจันทร์เมื่อทุกคนกำลังอ่านอีเมล นอกจากนี้ หลีกเลี่ยงช่วงบ่ายวันศุกร์ เมื่อพนักงานยุ่งอยู่กับการสรุปสัปดาห์และตั้งหน้าตั้งตารอวันหยุดสุดสัปดาห์ กำหนดการประชุมในวันและเวลาที่ผู้เข้าร่วมมีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมมากที่สุด
กำหนดระยะเวลาและยึดติดกับมัน การประชุมที่กินเวลานานหลาย
ชั่วโมงทำให้ผู้เข้าร่วมหมดความอดทนและเสียสมาธิ ช่วงความสนใจนั้นสั้นและเวลาก็มีค่า การประชุมที่มีประสิทธิผลสูงสุดเริ่มตรงเวลาและสิ้นสุดตรงเวลา
ที่เกี่ยวข้อง: วิธีบันทึกงานนำเสนอจากการล่มสลายของเทคโนโลยี
จัดลำดับความสำคัญของวาระการประชุม อย่าทิ้งหัวข้อที่สำคัญที่สุดไว้ท้ายสุด เพื่อให้แน่ใจว่าบรรลุวัตถุประสงค์ที่มีลำดับความสำคัญสูงสุด ให้หารือเกี่ยวกับประเด็นที่เกี่ยวข้องมากที่สุดก่อน ด้วยวิธีนี้ ถ้ามีคนต้องการถอยห่างหรือออกจากการประชุมก่อนเวลา คุณจะยังคงบรรลุเป้าหมายหลักของคุณ
ติดวาระการประชุม วาระการประชุมเป็นโครงร่าง – กรอบ – เพื่อให้ทุกคนอยู่ในหัวข้อและรักษาความลื่นไหลของการประชุม ควรเก็บวาระการประชุมไว้ในหน้าเดียวและไม่ควรใส่สิ่งอื่นนอกเหนือจากหัวข้อหลักของการสนทนา การสนทนาในแถบด้านข้างทำให้เสียเวลาอันมีค่า หากผู้เข้าร่วมยืนกรานที่จะพูดนอกเรื่อง ให้เข้ามาพูดคุยและแนะนำให้พวกเขาพูดหลังการประชุมหรือกำหนดเวลาการอภิปรายแยกต่างหาก จากนั้นให้กลับไปที่หัวข้อที่อยู่ในมือทันที
ถ่ายทอดแนวคิดผ่านเรื่องราว เมื่อคุณนำเสนอกลุ่มที่มีแนวคิดหลักหรือแนวคิดใหม่ โดยเฉพาะแบบจำลองที่เข้าใจยาก ให้อธิบายว่าเหตุใดพวกเขาจึงควรสนใจ กำหนดกรอบปัญหาด้วยเรื่องราวสั้นๆ และใช้ตัวอย่าง
ห่อให้ชัดเจน ในตอนท้ายของการประชุม ให้ย้ำการตัดสินใจ กำหนดเวลา และชี้แจงการดำเนินการติดตามที่จำเป็นอย่างรวดเร็ว ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนควรเข้าใจอย่างถ่องแท้ถึงสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขา กำหนดการประชุมติดตามผลทันที
